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    讓項目經理抓狂的展會數據管理五大痛點

      展會專業觀眾數量,是衡量展覽會品質和價值的首要指標。但怎樣管好這成千上萬的用戶數據?是項目經理最頭疼的工作之一。盤點下來,展會數據管理至少有五大痛點!

      痛點一:如何快速、準確錄入大量名片?

      一屆展覽會要收集數以萬計的名片,主辦方一般有以下幾種方式來處理:一、公司員工或雇兼職對著Excel人工錄入;二、外包給登記公司或錄入公司錄入;三、購買傳統的名片通等工具來掃描識別。這三種方式從效率、準確率和安全性上表現如下:

     

      如何能在名片錄入的效率、準確率和安全性上達到“三高”?是會展公司項目經理們百思不得其解的難題?喙螩RM系統的苦瓜名片王正是為了解決這個難題而誕生,其采用最新的智能云識別技術,真正實現了項目經理期望的“三高”效果!

      痛點二:大量重復的數據如何處理?

      在展會現場經常會有多人拿同一張名片辦證的情況,導致客戶數據重復;同時,往屆觀眾拿著名片再次參觀時,也會跟數據庫已有數據重復。如果不對重復數據進行處理,進行數據分析時就不準確;在郵件、短信群發,尤其是郵寄展會資料、胸卡時,會造成大量浪費,也會影響觀眾體驗。

      因此,對CRM系統數據“去重”就顯得格外重要。傳統通過Excel表排序和搜索的方法進行人工查重,在遇到數據量大時簡直就是災難,更重要的是解決不了合并更新的問題?喙螩RM系統在數據導入時,可對公司和聯系人進行規范、查重及合并,最大限度提升數據有效性。

      痛點三:名片信息缺失部分信息怎么辦?

      名片上的信息一般由姓名、公司以及聯系方式五項(電話、手機、郵箱、傳真、地址)等構成,大多會缺乏區域、省份、城市等信息,這使得主辦在對數據進行地域歸類和分析時,非常不方便。

      比如有一些經銷商只做本地生意,所以名片上印的電話甚至沒有區號,這給主辦進行電話邀請時增加了麻煩,苦瓜CRM系統的“自動補齊”功能可解決此痛點。自動從地址中提取區域信息、區號、郵編進行補齊,以最大限度提高數據完整性,從而保證了電話外呼和數據分析。

      痛點四:如何擺脫手寫快遞單?

      據統計,一個中等規模的展覽會可能有數萬名觀眾、數千家展商,展前可能需要給參展商郵遞幾千份展位確認書和展商證,給十幾萬甚至幾十萬觀眾郵寄邀請函和參觀證。IT能力強一點的主辦,用微軟Office的郵件套打功能,可幾十份自動打印,但如果稍微多打一點,就容易死機、斷檔;而傳統的主辦,則需要人工逐條手寫,其痛苦程度難以想象。

      基于主辦方處理快遞單的實際需要,苦瓜CRM系統設計了一種獨特的字段類型——“文檔模板”。項目經理只需設置好各種文檔模板,如快遞單、合同、展位確認書、付款通知書等,業務員在使用時,可一鍵生成單份文檔或批量文檔,快捷高效?喙螩RM軟件的“文檔模版”內容,與微軟Office的“郵件套打”功能相比,更加“工業級”更加穩定;而與其他品牌的CRM軟件相比,苦瓜CRM系統支持用戶自定義模板,用在各種場景下,也更方便靈活。

      痛點五:怎樣才能做好數據歸類?

      主辦方將現場收集的名片,以及從其他相關渠道獲得的潛在觀眾數據進行歸類,是數據管理的一項基礎工作。通常,主辦根據數據的公司名稱,進行“人肉歸類”。這種歸類方式依賴人的經驗,需要人工逐條查看,并逐條錄入類別,效率之低不難想象?喙螩RM系統獨創的“視圖”功能,能夠對數據進行實時智能歸類,可幫助數據管理員擺脫“人肉歸類”的煩惱。

      剛于3月10日順利閉幕的深圳國際家紡家居展,對于上述痛點都曾有過切身體會。深圳家紡展自2012年起與苦瓜軟件合作,在名片智能掃描識別、數據規范化和查重合并、缺失信息智能補齊、數據智能動態歸類以及合同和快遞批量套打等五大痛點進行信息化改造。通過苦瓜CRM管理軟件的信息化升級,深圳家紡展大大簡化了過往繁瑣的工作操作流程,提高了數據管理效率,過去讓項目經理抓狂的痛點,更有可能成為展會實力提升的新致勝點。

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