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    展會營銷:準備越早成本越少

      展覽會和博覽會是市場營銷的有效手段,但是十分昂貴,就像展覽會設計業有一句玩笑話,“展覽是用錢堆出來的” 。但是,及時地進行計劃和好的設計可以節省開支,并提高效果。下面是參展商可以參照的理想的時間計劃和進行有效組織的建議!   

      6個月前

      要想讓展覽取得良好的效果,需要提前作大量的工作。參加展覽最終目的是提高銷售額,因此要盡早確定營銷目標和整個參展計劃。計劃中最重要的內容是確定參展目標(比如是提高知名度還是找到大買家),并以此確定目標群體。企業可以通過博覽會市場的分析,選擇最適合的展覽會,并且著手做參展預算。

      5個月以前

      展臺的位置對參展的成功起決定性的作用,所以報名參展后,就得要求博覽會的組織機構提供位于主干道或者入口的場地。如果是參加重點展會(即規模比較大的展會,例如汽車展、通訊展、或者機床、電力設備的展覽),或者是希望有較大面積(比如200平米以上),就應該提前半年定展位。如果企業在參展方面缺少經驗和專門知識,臨時決定參展,布展的時間很少,展覽的效果就不可能好。

      4個月以前 

      博覽會期間昂貴的旅館費用也讓人傷腦筋,如果提前預訂房間,價格就不會那么高。如果在博覽會臨召開前再訂房間,不僅會有訂不到的風險,而且會很貴!

      3個月前

      企業參加展覽會不是被動的等人來看,而是要主動出擊。參展的工作人員是展會的主角,因此這個時候就要通知參展的工作人員,讓他們做好準備。

      2個月以前 

      同展覽設計公司接觸越早,所得到的咨詢也越完整,這是保證順利參展的先決條件,因此最晚在博覽會開始前一個月,要把委托書交給展覽設計公司。設計最少需要1~2周,參展商與展覽公司不斷交換提案,修正提案,最后確定方案。

      1個月以前

      制作周期是由展臺面積決定的,一般需要15天到1個月。充裕的時間可以保證展臺設計方案得到很好的實施。如果拖到最后再做,會導致費用的增加和質量的降低。

      這個時候,宣傳材料的設計和印制工作也要提上日程了。用哪些宣傳材料?這些材料的內容是不是最新的?是不是要補充足夠的外文宣傳品?有的時候,展覽公司也可以幫助設計和制作宣傳資料,如果展覽公司具備有關的實力,既可以保持印刷材料與展位風格的協調,也可以降低一些成本。

      15天以前

      展品應該做好托運的準備。專業的展覽運輸公司常年做這一行。他們受過專業訓練,具有專業服務技能,知道展覽會的大型儀器設備如何搬運、存放,以及在運輸的過程中要注意什么,因此展品和展臺的運輸都應該委托有專業經驗的公司。比如一家跨國公司在中國的一次11個城市的巡回展覽,他選擇的運輸公司為這次運輸任務雇傭了5輛載重達10噸的卡車,并且按展臺的規格改裝了卡車上的集裝箱。每到一處的裝卸、安裝和拆除展臺,都有這一家專業運輸公司承擔!

      10天以前

      對展臺的工作人員來說,很快就要面臨緊張的工作,F在是最后一次培訓的機會。受過培訓的、態度和善和有專業知識的展臺人員,也會決定參展是否成功。據統計,勁頭十足的團隊比懶洋洋的工作人員所招攬到的參觀者要多20%。

      有時用小點心和飲料招待參觀者能產生很好的效果,因此現在就要著手辦這件事,可以委托一家公司或自己購買。這樣可以在展覽期間制造和諧的談判氣氛。

      3~5天以前

      進場搭建一般是3天左右,最長是5天,這一般是展會主辦單位決定的。

      博覽會中

      一般展覽服務公司在整個項目中,都會派專門的項目經理全程跟蹤。除了項目經理之外,還會有電工、木工、美工到場,解決可能會發生的技術問題。

      展會中,安全問題不容忽視。安全問題涉及人身和財務的安全,而且關系到參展公司的形象。展會現場管理,休息期間的保安工作都不容忽視。安全保障很大程度上也取決于展覽服務公司的安裝質量,例如一些展會上也發生過頂棚坍塌、LO GO標志掉下來造成人員傷亡,電路設計的不專業導致參展商的電器被燒壞等故事。

      參展的最后一天

      展會結束后,要保證所有參展物品、設備、資料完好無損地撤離。在拆展臺的時候,很容易出現展品展覽設施被盜的現象,因此要及時預訂好保安人員,照看展品和車輛的運輸。一般到展會尾聲的時候,人們都會有所松懈。拆卸展臺的時候更要注意安全問題。有的時候由于時間緊張(例如緊接著就有下一個展會),在參展客戶還沒有撤離的時候,就要拆卸展臺,操作不當會造成人員傷亡。

      博覽會剛剛結束

      展覽會結束后不是放松的時候,還有很多工作要處理。首先不要忘了對接觸者的承諾,做好后續工作,例如電話聯絡、寄材料、約定會面時間、寄樣品等等。這樣,那些接觸者才會感覺自己受到了重視。如果近期還要參加其他的展覽,可以委托展覽服務公司保管物品、活動道具、展柜。專業的展會服務公司都有自己的倉庫,所以當客戶提出這個要求的時候可以滿足。

      另外還要填寫展覽服務公司發過來的客戶調查表,進一步就展會效果與專業人士進行溝通,獲得反饋,探尋改進的可能性。

      總之有始有終的策劃、組織和總結一次展覽會,才能取得最好的效果,才能避免前期付出的勞動和費用付諸東流。

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